Tietosuojaseloste: ilmoituskanava

Rekisterinpitäjä
Oy Medfiles Ltd
Rajatorpantie 41, 01640 Vantaa

Rekisterin vastuuhenkilöt
Katri Ventola-Seppälä
Rajatorpantie 41, 01640 Vantaa

+358 50 577 9004

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ilmoituskanavan kautta tulevien tiedotteiden vastaanotto, käsittely ja arkistointi. Tietoja voidaan käyttää myös työyhteisön sisäisen turvallisuuden, sääntöjen noudattamisen ja mahdollisten väärinkäytösten selvittämisen yhteydessä.

Henkilötietojen tietolähde ja rekisteröityjen ryhmä
Rekisteröity eli ilmoittaja

Rekisterin tietosisältö

  • Ilmoituksen sisältö
  • Ilmoituksen lähettämisen päivämäärä ja aika
  • Mahdollinen ilmoittajan antama yhteystieto
  • Mahdollinen lisätieto nimettömänä annettuun ilmoitukseen
  • Ilmoitusten käsittelyyn liittyvät muistiinpanot ja seurantatiedot

Tiedon muoto ja sijainti
Ilmoituskanava-palvelut tiedot säilytetään tietokannassa salatussa muodossa EU-alueella.

Henkilötietoihin pääsy
Ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ilmoitusten käsittelijät saavat tiedon ilmoituksista ja pääsevät käsittelemään ilmoituksia. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan.

Tietojen luovutus / siirtäminen
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille lukuun ottamatta laillisia vaatimuksia, kuten viranomaisen esittämä laillinen pyyntö.

Arviointi- ja ylläpitokäytäntö
Tiedot tuhotaan automaattisesti 12 kk kuluttua ilmoituksen jättämisestä.

Tekniset suojauskeinot/tietoturvallisuus
Palveluun kohdistuu vähintään kaksi tietoturvapenetraatiotestausta vuodessa yhteistyössä kotimaisen kyberturvallisuusyhtiön kanssa (Silverskin Information Security). Penetraatiotestauksessa käytetään useita eri hyökkäysmenetelmiä, joiden avulla pyritään varmistamaan, että palvelussa ei ole aukkoja.

Rekisteröidyn henkilön oikeudet
Jokaisella on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisterissä ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista.

Henkilöllä on oikeus vaatia häntä koskevien tietojen poistamista rekisteristä, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen ilmoituskanavan tietorekisterin käyttötarkoituksia varten.